תוכנה לניהול מרפאת שיניים: מה חייב להיות בפנים

ברוב מרפאות השיניים הפרטיות יש כבר תוכנה. היא יודעת איזו שן טופלה, מה צולם ומה הוגש לקופה. ואז היא נגמרת. הצעת המחיר על ההשתלות נאמרת בכיסא ונשארת שם. הביקורת של עוד חצי שנה יושבת במחברת. הכסף נופל בדיוק במקום שהתוכנה הקלינית מפסיקה לספור.

איפה אמאיה נכנסת במרפאת שיניים?

מסביב לכיסא, ולצד המערכת הקלינית שכבר יש לכם. אמאיה לוקחת את כל מה שקורה לפני הכיסא ואחריו: הליד, הצעת המחיר, הסדרה והמקדמה, ההסכמה, התזכורות, הביקורת התקופתית והכסף. וכל ביקור מקבל סיכום עם תמונות וקבצים שננעל אחרי חתימת הרופא, עם יומן גישה.

למי זה שווה במיוחד: למרפאה פרטית שרוב ההכנסה שלה מטיפולים פרטיים, יישור, השתלות, כתרים, הלבנה. שם הצעת המחיר והמעקב אחריה שווים יותר מכל שאר המסכים.

מה תוכנה לניהול מרפאת שיניים חייבת לעשות בצד העסקי?

חמש עבודות. לכל אחת: הכאב במילים שלכם, מה המערכת עושה ומה קורה בלעדיה.

ביקורת תקופתית שלא נשכחת

הכאב: „היא הייתה בניקוי אבנית לפני שנה. אף אחד לא התקשר, עד שהגיעה עם כאב ושאלה למה לא הזכרנו לה”. ביקורת תקופתית היא מחזור. הרופא קובע לכל מטופל את המרווח, חצי שנה או שנה, הביקור נסגר והספירה מתחילה. המערכת פותחת את הביקורת הבאה לפי סוג הביקור, שולחת תזכורת לפני המועד וסוגרת אותה כשהמטופל חוזר. מי שעבר את המועד בלי לקבוע נכנס לרשימת „הגיע מועד הביקורת”, ההודעה מוכנה ומחכה לקליק שלכם. בלי זה המחזור חי בזיכרון של המזכירה ומתחלף איתה. איך עובדת החזרת לקוחות.

הצעת מחיר לתוכנית טיפול

הכאב: „הרופא הסביר לה על שתי השתלות וכתר, אמר מחיר, היא אמרה שתחשוב. במזכירות לא ידעו שהייתה הצעה בכלל”. תוכנית טיפול היא עסקה של אלפי שקלים שנאמרת בעל פה בכיסא ונעלמת ברגע שהמטופל יוצא לחניה. המערכת פותחת את ההצעה עם הפירוט, הסכום ותאריך תוקף, מציגה את כל ההצעות הפתוחות במסך אחד עם הכסף שמונח על השולחן, מציפה הצעה שמתקררת עם טיוטת מעקב שאתם מאשרים בלחיצה והופכת הצעה שנסגרה לתשלום. מי ששמע מחיר ושתק לא סירב. איך עובד מעקב הצעות מחיר.

סדרת טיפולים כעסקה אחת, עם מקדמה

הכאב: „יישור שיניים, המון ביקורים, שולמה מקדמה ושני תשלומים. באמצע הדרך אף אחד לא זוכר כמה שולם וכמה נשאר”. המערכת רושמת את התוכנית כעסקה אחת, גורעת ביקור בכל הגעה, מציגה את היתרה בכרטיס ובקופה ומעלה ברשימה את מי שנעצר באמצע בלי תור עתידי. מקדמה נרשמת על העסקה ומתקזזת בסוף. הקבלה יוצאת כשהכסף נכנס, לא כשהטיפול ניתן, דרך ספק החשבוניות שלכם. בלי זה מטופל מנצל שבעה ביקורים, משלם על ארבעה ואף אחד לא שם לב עד שהוא כבר לא מגיע. ניהול סדרות טיפולים.

הסכמה והצהרת בריאות שנחתמות בטלפון

הכאב: „הצהרת הבריאות שלו מלפני שלוש שנים. מאז התחיל מדללי דם ואנחנו גילינו את זה בכיסא”. המערכת שולחת את הצהרת הבריאות ואת טופס ההסכמה בקישור בוואטסאפ או ב-SMS לפני הביקור. המטופל חותם בטלפון, בלי סיסמה. הטופס נשמר כצילום של הגרסה שהוא באמת ראה. אלרגיות ותרופות מההצהרה יושבות בכרטיס כהתראה נעוצה, כך שהרופא רואה אותן לפני שהוא מתחיל. בלי זה, כשמטופל מתלונן על תוצאה, אין לכם הוכחה מה הוא ראה ומה אישר. למה הצהרת בריאות בנייר עולה כסף.

הליד של הערב

הכאב: „המודעה על יישור שקוף מביאה הודעות ב-22:00. בבוקר כשמתקשרים, הוא כבר קבע ייעוץ במקום אחר”. מענה אוטומטי יוצא לכל ליד שנרשם מיד, בנוסח שלכם ובכל שעה, עם קישור לקביעת ייעוץ. מענה תוך 5 דקות מגדיל פי 21 את הסיכוי שהליד יהפוך לשיחה רצינית (אולדרויד, MIT ו-InsideSales, 2007). וכל ליד נושא את המודעה שהביאה אותו, עד הקופה. המדריך על מהירות המענה.

ומה שמסביב לחמש

אישורי הגעה ותזכורות בוואטסאפ וב-SMS, בלחיצה אחת לכל מי שעוד לא אישר למחר. תזכורות SMS לבדן הורידו אי הגעה ב-38% במחקר אימפריאל קולג׳ (Koshy et al., 2008). איך מצמצמים אי הגעות. אחרי הביקור יוצאת הזמנה לביקורת בגוגל. סיכום הביקור ננעל אחרי חתימת הרופא וכל צפייה בו נרשמת ביומן גישה.

ואם המרפאה גם מזריקה

הגבול כאן שלכם ולא שלנו: לפי חוזר מינהל הרפואה מספטמבר 2019, רופאי שיניים מורשים להזריק באזור הפה בלבד. בתוך הגבול הזה בוטוקס הוא מחזור של שלושה עד ארבעה חודשים, עם הסכמה מדעת ותיעוד נעול לכל מזרק. המערכת מנהלת את המחזור הזה בדיוק כמו את הביקורת התקופתית. מה תוכנה למרפאת הזרקות חייבת לעשות.

מה חובה, מה כדאי ומה מותרות, לפי גודל המרפאה?

„חובה” הוא מה שבלעדיו כסף נופל כבר החודש או שהתקנות לא מכוסות. „כדאי” מחזיר את עצמו ברגע שיש צוות או פרסום. „מותרות” הוא עיתוי. השורה הראשונה בטבלה היא לא אצלנו וכתבנו אותה בכל זאת, כי בלעדיה הטבלה משקרת.

דוגמה: מרפאה עם שלושה כיסאות ושני רופאים, שיננית ומזכירה, שמפרסמת יישור שקוף במטא. המערכת הקלינית עובדת יפה ובכל זאת שלושה דברים נופלים בתפרים. הלידים של הערב נענים רק בבוקר. הצעות המחיר ניתנות בכיסא והמזכירה לא יודעת עליהן. ומי שעשה ניקוי אבנית בחורף לא חזר בקיץ ואיש לא ספר אותו. היומן מראה רק את מי שכבר קבע.

ורופא שיניים לבד, בלי צוות ובלי פרסום? המערכת הקלינית שלו ועוד ארבע השורות הבאות בטבלה. אנחנו אומרים את זה גם בהדגמה.

איך בודקים תוכנה למרפאת שיניים לפני שחותמים?

שלוש בדיקות כלליות ושלוש של מרפאת שיניים.

הראשונה היא שבעת המבחנים: המחיר גלוי באתר, מסכים אמיתיים לפני שיחת מכירות, מי עונה לליד של 22:00, שיווק שנמדד עד הקופה, איך יוצאים ומי מאשר את האוטומציה.

השנייה היא העלות האמיתית: המנוי הוא רק השורה הראשונה. יש הקמה, משתמשים נוספים, ספקי הודעות וחשבוניות שמחויבים בנפרד ומה שעולה לצאת עם הנתונים.

השלישית היא הרגולציה. תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות מצפה ממי שמחזיק מידע רפואי להרשאות לפי משתמש, לתיעוד שלא משנים אחרי חתימה ולידיעה מי ראה מה. וחוק הספאם מבחין בין תזכורת לתור שכבר קיים, שהיא הודעת שירות, לבין הזמנה לקבוע ביקורת שעוד לא נקבעה, שהיא ברוב המקרים פרסומת וצריכה הסכמה מתועדת, סימון ודרך הסרה.

ושתי הבדיקות של מרפאת שיניים, לעשות אותן בהדגמה עצמה. אחת: בקשו לראות את הרשימה של מי שעבר את מועד הביקורת ולא קבע. אם התשובה היא „אפשר להפיק דוח”, המחזור לא מנוהל, הוא מדווח. רשימה מישהו רואה כל בוקר. דוח אף אחד לא פותח. שתיים: בקשו לראות את כל הצעות המחיר הפתוחות במסך אחד, עם הסכום.

מה ההבדל בין תוכנה שמנהלת מרפאת שיניים לתוכנה שמצמיחה אותה?

תוכנה שמנהלת רושמת מה שקרה: התור נקבע, הטיפול בוצע, הכסף נגבה. תוכנה שמצמיחה רודפת אחרי מה שעוד לא קרה: המטופל שעבר את מועד הביקורת, ההצעה על ההשתלות שלא נסגרה, הליד של הערב שלא נענה. ההבדל הוא במי שזוכר. במערכת שמנהלת, המזכירה זוכרת. במערכת שמצמיחה, המערכת מציפה והמזכירה מאשרת.

כך בנינו את אמאיה ולכן המחירון שלנו נפתח בכסף ולא ביומן. מנוע הצמיחה, 1,999 ש״ח לסניף לחודש, כולל יומן, כרטיסי לקוח, קופה, טפסים וחתימות, תיעוד שננעל, מעקב ביקורות תקופתיות, הצעות מחיר, סדרות טיפול, החזרת לקוחות ורומי, סוכנת ה-AI, עם חמישה משתמשים והקמה מלאה. מגדל הפיקוח, 3,499 ש״ח לסניף לחודש, מוסיף ייחוס קמפייני לידים עד הקופה עם עלות ללקוח משלם לכל מודעה, קליטת לידים אוטומטית ממטא ומהאתר, ניתוב לנציגים, סטטיסטיקות סגירה לכל נציג ועשרה משתמשים.

רומי היא סוכנת ה-AI של המערכת. שואלים אותה בעברית „כמה מטופלים עברו את מועד הביקורת ולא קבעו?” ומקבלים תשובה מהנתונים החיים. כל פעולה שנוגעת בכסף, בהודעה או ברשומה מחכה לאישור שלכם. היא לא עונה ללידים במקומכם; את זה עושה המענה האוטומטי בנוסח שקבעתם. בלי חוזה שנתי והנתונים ניתנים לייצוא בכל רגע. מה רומי עונה ומה היא מבצעת.

שאלות נפוצות

איך המערכת יודעת מי צריך ביקורת?

לכל סוג ביקור מוגדר מרווח. הביקור נסגר, הביקורת הבאה נפתחת אוטומטית והתזכורת יוצאת לפני המועד. מי שעבר את המועד בלי לקבוע נכנס לרשימה, ההודעה מוכנה ומחכה לקליק שלכם.

הצעת מחיר לתוכנית טיפול, איך זה עובד אצלכם?

ההצעה נפתחת בכרטיס המטופל עם הפירוט, הסכום ותאריך תוקף. כל ההצעות הפתוחות בתצוגה אחת עם הכסף שמונח על השולחן. הצעה שמתקררת צפה עם טיוטת מעקב שאתם מאשרים בלחיצה. הצעה שנסגרה הופכת לתשלום, כולל מקדמה.

אנחנו מרפאת שיניים שגם מזריקה. מה עם זה?

לפי חוזר מינהל הרפואה מספטמבר 2019, רופאי שיניים מורשים להזריק באזור הפה בלבד. בגבול הזה המערכת מנהלת את המחזור, ההסכמה מדעת והתיעוד הנעול לכל הזרקה, בדיוק כמו במרפאת הזרקות.

תזכורת לביקורת היא הודעת שירות או פרסומת?

תזכורת לתור שכבר נקבע היא הודעת שירות. הזמנה לקבוע ביקורת שעוד לא נקבעה היא ברוב המקרים פרסומת לפי חוק הספאם ולכן צריכה הסכמה מתועדת, סימון ודרך הסרה. המערכת שומרת את ההסכמה השיווקית בנפרד מההסכמה הקלינית ומכבדת את רשימת ההסרה תמיד.

כמה זה עולה?

המחיר פתוח באתר: שתי תוכניות לסניף, 1,999 ש״ח ו-3,499 ש״ח לחודש לפני מע״מ, עם חמישה משתמשים והקמה מלאה כלולים ובלי חוזה שנתי. ספקי הודעות וחשבוניות מחויבים בנפרד, בחשבון שלכם.